طراحی پرتال سازمانی با امکانات فوق حرفه ای

امروزه در سازمان‌ها و شرکت‌ها، با توجه به ضرورت استفاده از اینترانت و اینترنت جهت ارتباط بهتر در داخل سازمان و همچنین برای ارتباط با مشتریان و حتی جذب مشتریان جدید، اهمیت وجود پرتال دوچندان شده است. پرتال‌‌های سازمانی برای ایجاد درکی بهتر از نیازهای درونی، به کمک سازمان‌ها آمده و به آن‌ها در بهینه‌سازی فعالیت هایشان کمک می‌کنند. پرتال‌ها بر خلاف وب‌سایت ها، روی نیازهای بنیادی و عمیق یک سازمان متمرکز شده و در صورت طراحی درست، در رفع همین نیازها کارگشا خواهند بود. امروزه طراحی پرتال سازمانی، به اندازه طراحی استراتژی‌های بلند مدت یک سازمان اهمیت داشته و مدیران هر سازمانی باید توجه ویژه‌ای به آن داشته باشند.

درباره‌ی پرتال‌ها

اولین چیزی که به ما کمک می کند تا به درک درستی از پرتال سازمانی برسیم، معنای واژه‌ی پرتال است. پرتال در لغت، به معنای درگاه و دروازه است. اما این مفهوم در مورد پرتال‌هایی که در اینجا مدنظر ماست کمی متفاوت است. پرتال‌ها در زمینه‌ی مورد بحث، بیشتر به عنوان وب-پرتال مطرح شده و در قالب این ترکیب کلامی، معنا می‌شوند. وب‌پرتال‌ها، وبسایت هایی هستند که وظیفه‌ی دریافت، جمع‌آوری و یا انتقال اطلاعات را به عهده دارند. پس می‌توان گفت پرتال‌های مدنظر ما، درگاه‌های اطلاعاتی هستند که مثل یک سیستم ذخیره و انتقال اطلاعات عمل می‌کنند. این اطلاعات می‌توانند شامل داده‌های ساده ای مثل نام، نام کاربری، ایمیل‌ و از این دست داده‌ها بوده و یا دربرگیرنده‌ی داده‌های سطح بالاتری نظیر دستورالعمل‌ها، گزارشات فردی و… باشند. در هر صورت این اطلاعات، در پرتال‌ها ذخیره سازی و دسته بندی می شوند.
آغاز شهرت وب پرتال‌ها به دهه ۹۰ میلادی برمی‌گردد. زمانی که وب سایت‌هایی مثل یاهو سهم بزرگی از کاربران اینترنت را با ارائه سطح گسترده‌ای از اطلاعات، به دست آوردند. این پرتال‌ها یا به اصطلاح وب پرتال‌ها آنقدر شهرت یافتند که بیشتر کاربران را مجاب به گزینش این صفحات به عنوان صفحه‌ی اصلی مرورگر خود کردند. سرویس‌های ارائه شده در این صفحات، تا حد زیادی پاسخگوی اکثر نیازهای کاربران اینترنت در آن زمان بود. سرویس هایی مثل اخبار، ایمیل، گزارش‌های آب و هوایی و حتی موتور جستجوی جداگانه نیز، در بستر این وب پرتال‌ها ارائه می‌شد. همزمان با شهرت یافتن شرکت یاهو، شرکت‌های دیگری هم بودند که با به کارگیری تکنولوژی های نوین، سعی در جمع آوری اطلاعات مفید کاربران داشته و بسته‌های پرتالی خود را برای پاسخ به نیازهای متفاوت، روانه ی بازار می‌کردند.

پرتال‌های سازمانی

پرتال‌ سازمانی، یا همان Enterprise Portals نوع بهینه‌سازی شده و پیشرفته‌تری از پرتال‌ها هستند که با هدف پاسخ به نیازهای یک سازمان و برای رفع این نیازها طراحی شده و مورد استفاده قرار می‌گیرند. ابعاد طراحی این پرتال‌ها، وابسته به تصمیم مدیران سازمان‌ها بوده و در حالت کلی، پرتال‌ها هیچ محدودیتی برای دربرگیری خیل عظیم اطلاعات بیرون و درون سازمانی ندارند. این پرتال‌ها، می توانند حاوی بخش‌های متعددی بوده که جهت خدمت رسانی به پرسنل درون سازمان، مشتریان و همچنین مدیران طراحی می‌شوند. موارد استفاده از پرتال‌ سازمانی، در مشاغل مختلف متنوع است؛ اما امروزه، پرتال‌هایی نظیر پرتال‌های رسانه‌ای، مسافرتی، بیمارستانی، تحصیلی و شرکتی از جمله پر استفاده‌ترین پرتال‌های سازمانی موجود هستند.

امکانات پرتال‌های سازمانی

همانطور که اشاره شد، امکانات ارائه شده در این پرتال‌ها می‌توانند تنوع بسیاری داشته باشند؛ اما از مهم‌ترین امکانات پرتال‌های سازمانی می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• دریافت گزارش‌های روزانه، ماهانه و یا طبق زمان‌بندی‌های مشخص
• ایجاد بستر ارتباطی میان کارمندان و مدیران
• اطلاع رسانی و اخبار سازمانی
• برگذاری جلسات آنلاین به صورت مجازی
•  تقسیم وظایف بین کارمندان و تقویت روحیه‌ی کار گروهی
•  ارائه دستورالعمل‌ها
•  ایجاد سیستم‌هایی نظیر سیستم مدیریت اسناد، مدیریت دانش، مدیریت گردش کار و…

بد نیست بدانیم که موارد بالا تنها بخش کوچکی از امکانات قابل ارائه در پرتال‌ سازمانی هستند و امکانات قابل ارائه در بستر این پرتال‌ها تنها به این موارد محدود نمی‌شوند.

مراحل طراحی پرتال‌های سازمانی

از آنجا که پرتال‌های سازمانی جهت رفع نیازهای یک سازمان مورد استفاده قرار می گیرند، طراحی آن‌ها نیز معمولا هزینه‌بر است. به همین خاطر، بهتر است طراحی پرتال‌ سازمانی، از ابتدا به یک شرکت ارائه دهنده‌ی این خدمات واگذار شود. مراحلی که شرکت های ارائه دهنده، برای طراحی این بسترهای نرم افزاری طی می‌کنند مراحل پیچیده‌ای بوده و پس از طی هر مرحله نیاز است تا رویکرد حل مساله، مورد بررسی مجدد قرار بگیرد. تا درصد بروز اشکال در نتیجه ی نهایی تا حد زیادی کاهش پیدا کند. البته در طراحی پرتال‌ سازمانی باید به این نکته توجه کرد که این پرتال‌ها، تنها به سیستم‌های مدیریت محتوا یا همان CMS محدود نمی‌شود و می توان نسخه‌ی شخصی‌سازی شده‌تری از این سیستم‌ها را در پرتال‌های سازمانی به وجود آورد. طراحی این سیستم‌های پیچیده مراحل مختلفی دارد که در ادامه به آنها اشاره می‌کنیم:

• ارزیابی کامل سازمان و مشخص شدن ابعاد و اندازه‌ی پرتال

در این مرحله، متخصصین با بررسی دقیق سازمان و فرآیندهای موجود، ابعاد سازمان را از نظر تعداد کارمندان و گستره‌ی فعالیت‌ها به دست آورده و یک نقشه‌ی کلی از فرآیندهای موجود در سطوح مختلف طراحی می‌کنند. این طرح کلی، ابعاد پیدا و پنهان سازمان را مشخص کرده و می‌تواند برای مهندسی مجدد، مورد استفاده قرار گیرد. بازمهندسی این فرآیندها در نهایت در ایجاد سطوح دسترسی مختلف و پیدا کردن نقاط عطف سازمان، کمک بسیاری به متخصصین خواهد کرد.

• بررسی زیرساخت‌های موجود در سازمان

در این مرحله زیرساخت‌های موجود در سازمان مشخص شده و مورد ارزیابی قرار می‌گیرند. از آن‌جا که هدف نهایی، تولید یک پلتفرم قابل استفاده در بخش‌های مختلف سازمان است، بنابرای نیاز است که ابتدا، قابلیت دسترسی به این برنامه در سطوح مختلف یک سازمان مورد بررسی و ارزیابی دقیق قرار گیرد. در برخی از این ارزیابی‌ها نیاز سازمان به تخصیص هزینه برای ارتقای سیستم‌های درون سازمانی مشخص شده و مشکلات موجود برای راه اندازی پرتال‌ سازمانی در آینده، و قبل از شروع این فرآیند به حداقل می‌رسد.

• تشخیص نقاط ضعف موجود در سازمان

مهم‌ترین هدف هر پرتال سازمانی، رفع نقاط ضعف موجود در همان سازمان است. اما این مهم تنها در صورتی محقق می‌شود که تمامی نقاط ضعف موجود در سازمان، ابتدا مشخص شده، سپس مورد بررسی دقیق قرار گرفته و به اقتضای هرکدام، راه حلی اتخاذ گردد. در این مرحله، متخصصین از ارائه راه‌حل‌های چندگانه استفاده کرده تا نقاط ضعف موجود، به بهترین شکل رفع و رجوع گردد.

• تشخیص سیستم‌های پرهزینه و ناکارآمد در سازمان

شناسایی سیستم‌های ناکارآمد و پر هزینه در سازمان، در کنار رفع نقاط ضعف موجود، از اهمیت بسیاری برخوردار است. این سیستم‌ها که گاهی ممکن است به صورت پنهان در چرخه اتوماسیون داخلی وجود داشته باشند، در طولانی مدت می‌توانند خسارت‌های زیادی به سازمان وارد کنند. بعد از شناسایی این سیستم‌ها توسط متخصصین، برخی از آن‌ها به طور کامل حذف شده، برخی دیگر نیز عیب‌یابی شده و یا با سیستم دیگری جایگزین می‌گردند.

• اولویت بندی برای حل مشکلات (توسط مدیران)

در مراحلی که گذشت، تقریباً تمام سطوح مورد نیاز برای ایجاد یک پورتال سازمانی مشخص شدند. حال این مدیران هستند که باید به اولویت‌بندی راه‌حل‌های موجود بپردازند. وجود این مرحله و مشارکت مدیران با متخصصین، ضروری است. چون مسلما به دلیل تجربیات درون سازمانی، نقطه نظر یک مدیر همواره با یک متخصص از بیرون سازمان متفاوت است. در این مرحله و پس از اولویت‌بندی جهت رفع مشکلات توسط مدیران ارشد، طرح نهایی پرتال سازمانی شکل گرفته و جهت برنامه نویسی به بخش فنی ارسال می‌گردد.

• شروع بخش فنی

با ارجاع طرح نهایی به بخش فنی، تیم متخصصین فنی، اعم از متخصصین وب و توسعه دهنده‌ها به فعالیت پرداخته و به تولید نسخه‌ی اولیه‌ی پرتال مدنظر می‌پردازند. در این بخش، روش‌ها و ابزار متعددی جهت استفاده وجود دارند. متخصصین جهت تسریع امور ممکن است از نرم‌افزارهای آماده‌ی موجود (که کاربرد آنها در رفع نیازهای سازمان به اثبات رسیده باشد)، بهره بگیرند. و برای تطبیق نیازها با برنامه‌های نرم‌افزاری، از برخی نرم‌افزارهای متن‌باز استفاده کنند. مزیت استفاده از این نوع نرم‌افزارها، قابلیت ایجاد تغییر در آن‌هاست که البته تیم توسعه باید در این امر از تخصص و تجربه‌ی کافی برخوردار باشد. گاهی نیز ممکن است برای رفع مشکلات موجود، نیاز به طراحی یک نرم‌افزار جدید وجود داشته باشد. در این شرایط متخصصین موظف اند نرم‌افزار مطابق با نیازهای سازمان را از صفر، طراحی و برنامه نویسی کرده و به تیم توسعه تحویل نمایند. هرچند به طور معمول، ترکیبی از نرم‌افزارهای موجود، برنامه‌های اپن‌سورس و برنامه نویسی می‌تواند بهترین راه‌حل، هم در جهت کاهش هزینه‌ها و هم در جهت تسریع امور و دستیابی به پرتال مدنظر یک سازمان در زمان کمتر باشد.

• توسعه‌ی پیوسته

همانطور که پیش‌تر اشاره شد، سیستم‌های اطلاعاتی پیشرفته موجود در پرتال‌ها، در تحقق برنامه‌های استراتژیک یک سازمان نقشی حیاتی دارند. برای هر سازمانی ضروری است که به منظور رشد و توسعه‌ی پیوسته، همواره یادگیرنده باشد. این یادگیری در سیستم‌های اطلاعاتی به واسطه جمع آوری و تحلیل اطلاعات اتفاق می‌افتد. هر سازمانی برای رشد و توسعه‌ی بهتر، به افزایش قدرت تطبیق پذیری نیاز داشته و این نیاز، جز با بررسی‌های پیوسته و تحلیل اطلاعات موجود، رفع نمی‌شود. گاهی نیاز است برنامه‌های مدیران توسط پرتال‌های سازمانی، مورد آزمون و خطا قرار گرفته و در کنار ابعاد کلی، ابعاد فردی این برنامه‌ها نیز مشخص شوند.

خدمات پنتاما در زمینه‌ی طراحی پرتال‌های سازمانی

مدت‌هاست که لزوم ایجاد پرتال‌ سازمانی، برای رفع مشکلات موجود در کنار پیدایش درک بهتر از سازمان، در سازمان‌های آینده‌نگر به اثبات رسیده است. این پرتال‌ها می‌توانند به فعالیت‌های درونی سازمان نظم بخشیده و از ایجاد بروکراسی درونی بکاهند. امنیتی که این پرتال‌ها برای حفاظت از اطلاعات مشترکین و یا اطلاعات درون سازمانی ایجاد می‌کنند، مثال زدنی است. در کنار موارد عنوان شده، این پرتال‌ها به شناخت نیازهای مشتریان هدف در یک سازمان کمک کرده و در اتخاذ تصمیم‌های استراتژیک سازمانی، عاملی تعیین‌کننده هستند. برای هر سازمانی که می‌خواهد پیشرو، یادگیرنده و آینده‌نگر باشد، ضروری است که نسبت به تهیه و توسعه پرتال سازمانی خود، اقدام نماید.
ما در پنتاما، با تیمی متشکل از افراد متخصص و باتجربه در زمینه‌ی طراحی پرتال‌های سازمانی، آماده خدمت‌رسانی در این زمینه به شما هستیم. تیم ما پس از بررسی دقیق نیازهای موجود در سازمان، با ارائه‌ی کارآمدترین راه‌حل‌ها، تا رفع کامل نیازهای درون سازمانی و توسعه‌ی نرم‌افزار ارائه شده کنار شما خواهد بود. در تلاشیم که در کنار ارائه‌ی بهترین راه‌حل ها، محدودیت‌های مالی مشتریان را نیز در نظر گرفته و به جای تحمیل هزینه‌های گزاف به سازمان‌ها، در صورت امکان، از ترکیبی از نرم‌افزارهای موجود و قابل استفاده و همچنین نرم‌افزارهای متن‌باز که قبلا به آن‌ها اشاره شد، در کنار برنامه‌نویسی و شخصی سازی، برای رفع نیازهای شما استفاده کنیم. ما برای انتخاب بهترین روش در کنار شما خواهیم بود و در جهت رفع مشکلات موجود، حتی فراتر از خواسته‌های شما قدم خواهیم گذاشت.

نوشته طراحی پرتال سازمانی با امکانات فوق حرفه ای اولین بار در پنتاما :: Pentama. پدیدار شد.

from پنتاما :: Pentama https://ift.tt/2wsseOn